Office Manager & Administrator

À propos de Carlo

Carlo est une startup fintech basée à Monaco, dont la mission est de renforcer les économies locales par le paiement, le cashback et la fidélisation.

Nous connectons consommateurs et commerces de proximité grâce à notre application pour que l'argent continue de circuler là où il compte vraiment.

Aujourd'hui, Carlo c'est une vingtaine de personnes, avec un siège à Monaco et des équipes à Aix-en-Provence, Bordeaux et Barcelone.

Nous nous développons sur trois marchés : Monaco, la France et l'Espagne.

Le poste

Notre bureau de Monaco est notre siège social, et nous avons besoin de quelqu'un pour en prendre pleinement la gestion : l'espace, l'administration, les événements et tout ce qui structure le bon fonctionnement du quotidien.

C'est un rôle clé pour Carlo. La rigueur, le souci du détail et l'envie sincère de bien faire comptent autant pour nous que l'expérience.

Vos missions

Gérer le bureau de Monaco

Vous serez responsable de l'espace de travail dans son intégralité : maintien de la propreté, de l'entretien et du bon équipement des locaux. Vous gérerez les relations avec les fournisseurs et le bâtiment, assurerez les achats de fournitures et de matériel, et veillerez à ce que l'équipe dispose de tout ce dont elle a besoin pour travailler dans les meilleures conditions.

Assurer une administration sans faille

Vous gérerez la boîte mail Finance, traiterez les factures et notes de frais entrantes, et coordonnerez les paiements avec l'équipe Finance dans les délais impartis.

Vous assurerez également la mise à jour de l'ensemble des documents clés de l'entreprise : assurances, contrats, déclarations fiscales et accords.

Soutenir nos équipes

De l'intégration des nouveaux collaborateurs à la coordination du processus de paie mensuel avec la Finance, vous jouerez un rôle central dans l'expérience de travail chez Carlo.

Organiser nos événements

Vous planifierez et coordonnerez les séminaires, activités de team-building et événements internes, en prenant en charge la recherche de lieux, la logistique et la coordination le jour J.

Soutenir les travaux transversaux

Vous interviendrez sur des projets stratégiques et opérationnels : suivi des échéances, coordination inter-services, aide à la préparation des budgets et au reporting des dépenses, ainsi que des recherches à l'appui de la prise de décision.

Ce que nous recherchons

• 3 ans d'expérience minimum en office management ou administration des affaires
• Expérience événementielle : vous avez déjà planifié et organisé des événements d'équipe ou des séminaires
• Expérience en startup ou petite structure dynamique
• Expérience en soutien aux fonctions Finance et RH / bureau
• Français et anglais courants ; l'espagnol serait un atout
• Maîtrise de Google Workspace et Microsoft Office
• À l'aise avec les outils IA ; une expérience avec Claude ou des outils similaires est un vrai plus
• Discret(e), de confiance et fiable dans le traitement d'informations sensibles

Votre profil

Vous anticipez, vous prenez les choses en main et vous allez au bout sans qu'on vous relance.

Rigoureux(se) et calme quand il le faut, vous trouvez une vraie satisfaction dans un environnement de travail soigné. Les détails comptent pour vous, et ça se voit dans votre travail.

Les détails pratiques

Pourquoi rejoindre Carlo ?

• Une mission qui a du sens : nous construisons quelque chose d'utile pour les communautés locales
• Une équipe soudée et à haut niveau de confiance, où votre travail est reconnu et valorisé
• De vraies responsabilités dès le premier jour, avec de la place pour évoluer avec Carlo
• Un environnement international entre Monaco, la France et l'Espagne
• Un CDI assorti d'un package compétitif

Nos avantages

• 🌴 25 jours de congés payés plus les jours fériés locaux
• 🎂 Votre anniversaire offert
• 🚆 Frais de transport remboursés
• 🍽️ Déjeuner d'équipe mensuel
• 💰 Bonus trimestriel
• ✈️ Séminaire annuel dans une destination originale